A organização da informação acontece no cotidiano, nos pequenos fluxos e nas decisões práticas sobre onde, como e por que os documentos são guardados.

Arquivos físicos e digitais coexistem na maioria das instituições e também na rotina pessoal. Quando não existe integração entre esses dois ambientes, surgem perdas de tempo, dificuldades de acesso e insegurança informacional.

Algumas práticas simples fazem diferença:

• definir critérios claros para guarda e descarte de documentos;
• manter padronização de nomes, pastas e classificações;
• estabelecer responsáveis pela organização e atualização dos arquivos;
• garantir que documentos importantes possam ser localizados com rapidez;
• revisar periodicamente o que está guardado.

Organizar arquivos não é acumular papéis ou arquivos digitais. É criar condições para acesso, controle e confiabilidade da informação, independentemente do suporte.

Arquivo organizado é informação disponível quando realmente importa.